Small Business Inventory Management - Den ultimative guide

Lagerstyring af små virksomheder giver op til minutdata om aktuelle lagerbeholdninger, indgående lager og forbinder dine nøglefinansieringer som salg og omkostninger til solgte varer. Disse data er afgørende for finjustering af overskud, tab af tab og spottning af tyveri og ineffektivitet. I denne artikel vil vi vise dig, hvordan du får din opgørelse organiseret og på sporet i 8 enkle trin.

Det første skridt i at organisere dit lageropgørelsessystem er at oprette dine lager- og leverandøroplysninger i et pålideligt og tilgængeligt system. Nogle virksomheder bruger manuelle sporingsmetoder, men den bedste mulighed er generelt et budgetvenligt POS-system til detailhandlere eller ordrehåndteringssystemer til e-handels-sælgere.

Pro Tip: Streamline Inventory Management med en POS

Hvis du leder efter et POS-system, er den gratis Square POS-software en god mulighed for mindre varebeholdninger. For større varebeholdninger er en POS med avancerede lagerstyringsfunktioner som Lightspeed bedst.

Lightspeed tilbyder fremragende lageropfølgningsmetoder lige ud af boksen. Købte varer trækkes automatisk fra dine lagerregistre, og du får besked, når lagerbeholdningen er lav. Lightspeed lader dig også nemt opbygge indkøbsordrer, når det er på tide at nå ud til dine leverandører. Klik her for en gratis prøveversion.

Uanset hvilken metode du vælger, skal du registrere både produktspecifikke oplysninger og leverandøroplysninger i dit lagerstyringssystem. Her er de typiske oplysninger, du bliver nødt til at spore for hvert element, du bærer:

  • Produktnavn
  • Dit interne produkt SKU eller kode (hvis du bruger en)
  • Producentens UPC / EAN eller andre unikke identifikatorer
  • Kort beskrivelse
  • Produktkategori, klasse eller familie
  • Engroshandel
  • Regelmæssig detailpris / MSRP
  • Din salgspris
  • Farver eller størrelser
  • Leverandør, leverandør eller producentens navn
  • Omregistrere mængder
  • Forsendelsesdetaljer: størrelse, vægt, boks pakke (hvis relevant)
  • Billede eller produktbillede

Hvis du sælger mindre end 30 produkter, kan du komme væk med at bruge et regneark eller håndskrevne poster til at spore disse data. Men hverken er automatiseret, så begge metoder er tidskrævende og også tilbøjelige til fejl. En POS er virkelig den bedste måde for små virksomheder at styre deres beholdning.

Her er et kig på, hvordan Lightspeed organiserer al denne produktinformation i en intuitiv skærm:

En organiseret produktside i Lightspeed

Du skal også registrere nøgleleverandørdata i din valgte lagerstyringsmetode. Dette giver dig mulighed for hurtigt at få adgang til leverandørens kontaktoplysninger, betalingsbetingelser mv Her skal du medtage:

  • Leverandørnavn
  • Leverandørens kontaktnavn
  • Leverandør faktureringsoplysninger
  • Leverandør telefon
  • Betalingsbetingelser
  • Line rep eller showroom kontakt

Hvis du bruger en POS, indtaster du dette i dit system og knytter det direkte til hvert lagerelement. Du kan endda liste flere leverandører for hvert produkt i POS-systemer. Dette er nyttigt, hvis en leverandør er udsolgt, eller hvis du skal sammenligne engrospriser.

Når du har alle disse data indspillet på ét sted, det være sig et POS, regneark eller notesbog, kan du grøfte alle dine papirklodser som Rolodex-kort og leverandørkataloger fra hunden.

Hvilket POS-system er rigtigt for dig?

Indkøbsordrer (PO'er) er den nemmeste måde at styre dine lageropkøb på. De giver dig mulighed for effektivt at spore hvert lager køb, fra at placere ordren, til at modtage forsendelsen, til at betale regningen. Da de hovedsageligt er finansielle transaktioner, bør lagerordrer ikke ske uden planlægning. Ideelt set skal du kun oprette postadresser, når du har tid til at gennemgå dit cash flow og realistisk forudsige dine beholdninger.

Du kan indsende PO'er mange måder, fra håndskrevne ordrer sendt via fax til e-mails sendt fra din POS. I dag foretrækker de fleste leverandører at modtage elektroniske postadresser som dem, som POS-systemer sender i et par tastetryk. Men hvis du styrer lagerbeholdningen ved hjælp af regneark eller via håndskrevne metoder, kan du bruge følgende skabeloner til at oprette sammenhængende PO'er, der kan mailes eller faxes.

Hvis du sender manuelt postkort manuelt, skal du sørge for at bruge et mørkt blæk, skrive læseligt og skelne mellem bogstaver og tal, der ligner hinanden, f.eks. 1, L's og jeg, for at reducere fejl.

Med en POS er ordreprocessen ret let. Da en POS sporer dine salgsdata og lagerbeholdning for dig, kan du hurtigt placere ordrer baseret på up-to-the-minute salgstal og lagerniveauer. Du kan endda oprette automatiske bestillinger eller blive meddelt dig, når produkterne rammer et lavt lagerniveau. Hvis du sælger i nogen form for lydstyrke, er denne automatiske bekvemmelighed en vigtig timesaver.

Her er et kig på, hvordan Lightspeed POS giver dig mulighed for hurtigt at oprette indkøbsordrer fra en bekvem skærm:

Oprettelse af indkøbsordrer i Lightspeed

"Ikke at have et system og en proces på plads for nøjagtigt at modtage opgørelse er et af de mest almindelige småforretningsforvaltningsfejl, og dataene bakker op. Ifølge National Retail Federation er 28% af lagerkrympet henført til leverandørfejl, der ikke er fanget under lagermodtagelsesprocessen. En lydproces, der omfatter kontrol af alle lagerindtægter mod købsordrer minimerer disse tab. "
- Jason Richelson, CEO, StaffKeep og tidligere administrerende direktør, Shopkeep

Den højteknologiske PO i verden kan ikke afhjælpe lagermodtagelsesfejl. Så et andet vigtigt aspekt af lagerstyring af små virksomheder er at have en standardmetode til modtagelse af lagerforsendelser. Dette sikrer:

  • Alle kasser modtages og pakkes sammen
  • Alle modtagne poster tælles nøjagtigt
  • Alle modtagne varer kontrolleres mod din PO for nøjagtighed

Det er især vigtigt at sikre dig Kontroller alle modtagne varer mod din PO. Leverandører indeholder generelt en pakke, der viser varerne og mængderne i din forsendelse. Det er nemt for lagerlokaler og lagerpersonale at tjekke en lagerforsendelse ind med kun pakkereglen, men det er en stor fejltagelse.

Hvis leverandøren har lavet en fejl under ordreindgangen, skal den være på pakken vil matche forsendelsen, men det vil ikke matche din PO. Hvis dette ikke er fanget ved at tjekke de modtagne varer mod din PO, tror du, du har modtaget lager, der ikke rent faktisk ankom. Det fører til lagermangel, backorders og i sidste ende kontantgevinster.

Så, Kontroller altid dine kvitteringer mod hver PO, ikke kun leverandørens pakke. Faktisk skal du tjekke din leverandørs faktura over for hver enkelt post, for at fange eventuelle prisfejl eller ændringer.

Sådan modtager du nøjagtigt lagerforsendelser

  1. Sørg for, at du modtager alle kasser, containere eller andre enheder i forsendelsen
  2. Pak forsendelsen ud og organiser varer efter produkt
  3. Tjek emnerne og tæller mod din PO
  4. Hvis tæller og produkter matcher, modtag PO'en i din POS, som vist nedenfor. Eller juster lagerantalene i dit regneark eller manuelt lagerstyringssystem
  5. Hvis du finder fejl som forkerte, forkortede eller manglende emner, skal du notere dem på din PO og kontakte din leverandør omgående for at løse
  6. Skal eller gem alt korrekt modtaget lager, mærke eller etiket først, hvis det er nødvendigt for dit system.
  7. Indtast din regning i QuickBooks eller det regnskabssystem, du bruger

Modtage lager er en anden opgave lettere ved en POS. I modsætning til manuelle lagerstyringsmetoder, når du modtager PO for en lagerforsendelse i en POS, bliver dine lagernumre automatisk og korrekt justeret.

Modtage indkøbsordrer i Lightspeed

Du skal mærke og mærke din beholdning af to grunde. For det første viser prisetiketter og produktetiketter en vares salgspris til kunder. For det andet hjælper produktmærker, især stregkodeetiketter, dig med nøje at spore din opgørelse og fremskynde checkout processen.

For grundlæggende prislapper kan du bruge en standard prismærke til hurtigt prismateriale eller endda bruge håndskrevne prismærker, hvis de passer til din butiks motiv. Begge fungerer fint med regneark eller håndtering af lagerstyringsmetoder, men de hjælper dig ikke med at automatisere den samlede lagerstyringsproces.

Hvis du har en stor varefortegnelse, siger over 100 unikke produkter, kan stregkodetiketter gøre mange nøglefunktioner hurtig og nem. De fremskynder checkoutprocessen, hjælper dig med at foretage hurtige og nøjagtige beholdningsantal, og forbinde hvert vareobjekt til dit salg. De fleste POS-systemer, herunder Lightspeed, understøtter stregkodeetiketter, og nogle begynder endda at arbejde med de højteknologiske elektroniske tags (RFID-tags).

Uanset hvilken type prismærker eller produktmærker du bruger, er det en god tid at mærke og opbevare varen under lager kvitteringsprocessen. Det sikrer at opgaven ikke overses og forhindrer ikke-mærket lager i at blive hylder eller udstillet til salg. Du kan simpelthen opbygge dette trin i lager kvitteringsprocessen vi dækkede ovenfor.

Hvis du bruger en POS, kan du endda få stregkodeetiketter udskrives automatisk, når du modtager lager i systemet, som dette:

Udskriv stregkodeetiketter automatisk med Lightspeed

Når de først er udskrevet, kan etiketter fastgøres direkte til produktemballage eller vedhæftes til hængekoder. Nogle opgørelser kan endda komme frem for mærket med producentens stregkoder, som du også kan spore i din POS. I så fald er dit arbejde nemt. Du kan bare tilføje en prisetiket.

Sporingssalg er et must for enhver forretningsdrift, og det involverer mere end bare at tælle op totals i slutningen af ​​dagen. Et godt lille lagerstyringssystem registrerer også hver enkelt ordre i detaljer, herunder hver genstand, der sælges. Med et manuelt system registrerer du ordrer for hånd eller sporer dem i et regneark, og juster derefter lagermængderne manuelt for hver enkelt sælger.

En lille operation kan håndtere dette manuelt, så længe lagerreduktioner spores regelmæssigt, siger ved afslutningen af ​​hver arbejdsdag. Men efterhånden som du vokser, vil et POS-system strømline din drift dramatisk ved at automatisere din lagerreduktion med hvert salg. Det betyder, at hver gang du laver et salg, fjernes hver enkelt vare automatisk fra dine lagerregistre. Plus, hver optaget salg lister hver enkelt sælges. Det er alt meget ryddeligt.

En POS giver dig også up-to-the-minute salgstotaler. Du behøver ikke at vente på en afslutning på dagen for at kende dit daglige salg, da du kan køre rapporter til enhver tid. Og husk de PO'er, vi dækkede i trin 2? Når dine lagernumre klikker på hvert salg, genbestiller du advarsler, eller automatisk PO'er genererer. Dette gør lagerbestemmelsen hurtig og nem, og vigtigst af alt baserer du dine ordrer på faktiske salgstrends, ikke dit bedste gæt.

"I de tidlige dage af min online forretning accepterede jeg ordrer uden at have varen klar, men jeg troede, at jeg havde masser baseret på mit manuelle regneark. Heldigvis kunne jeg hurtigt genopbygge og udfylde disse ordrer. Men hvad nu hvis jeg ikke havde kunnet? Det ville have været en katastrofe. Nu knytter mit POS-system lagerstyring til hver salgsopgave. Det holder op med hvor mange enheder jeg sælger ordrebestilling og advarer mig, når jeg kører lavt. Dette giver mig ro i sindet. Jeg behøver aldrig bekymre mig om at sælge et produkt, som jeg ikke har på lager. "
- Zondra Wilson, formand for Blu Skin Care

Fysiske beholdning tæller bestemt ikke toppen nogen skovliste. Men det gøres rigtigt, fysiske tællinger kan dramatisk reducere alle typer lagerproblemer. De fleste små virksomheder foretager en fuldstændig lagerfortælling en gang om året til skattemæssige formål, men det er en god idé, at også mindre delopgørelser tæller regelmæssigt.

Her er de 2 primære typer af lagerantal, som de fleste virksomheder bruger:

Årlig beholdningstal

Dette er det fulde lagerantal, der udføres ved afslutningen af ​​hvert regnskabsår med henblik på indkomstskat. For nogle små virksomheder er det det eneste reelle lagerantal, de udfører. Men pas på! Hvis du kun lagerbeholdninger tæller en gang om året, vil du sandsynligvis afdække mangler på grund af fejl, misplaceret lager og modtagelse af fejl. Ved årets ende er det for sent at løse de fleste af disse problemer. For at fange dem, før de bliver dyre, vil du gerne udføre periodiske tæller, kaldet cykeltællinger.

Cykeltællinger

Cykeltællinger er periodiske punkter, som du nemt kan passe ind i dine daglige aktiviteter. Med cykeltællinger tæller du kun en lille del af din lager på roterende basis, som f.eks. En enkelt kategori eller produktlinje hver uge. Udført jævnligt, cyklus tæller afdække modtagelsesfejl, misplaceret lager og tyveri mangler hurtigt, før de bliver dyre, langsigtede problemer.

Pro Tip: Ombestillingstid er cykeltællingstid

"Når det er på tide at ombestille genstande, du kører lavt, tænker på det som en god tid til at lave opgørelse. Alle de ting, du er ved at genbestille, er sandsynligvis ned til et par stykker. Det er en god tid at sørge for, at dine lagersystemer nøjagtigt matcher hvad der er på hylden. Så hvis dit opgørelsessystem siger 3, og du kun har 2, skal du foretage den justering, før du opretter PO for den nye ordre. "
- Jason Richelson, CEO, StaffKeep og tidligere administrerende direktør, Shopkeep

Lagerbehandlingsprocessen

Du skal starte hvert fysisk lagerantal med det nuværende Mængde på hånden (QOH) for hvert emne, du planlægger at tælle. Dette er det beløb, du skal have på lager for hver vare, du bærer, alt efter hvilket lagerstyringssystem du bruger.

Stock tæller spores som en løbende tally, så figuren din QOH for hvert element følger denne grundlæggende formel:

Forrige QOH + Modtaget Inventory - Solgt Inventory

=

 Mængde på hånden (QOH)

Hvor hurtigt du kan finde frem til QOH for hver vare på lager afhænger af dit valgte lagerstyringssystem.

Tællebeholdning ved hjælp af et POS-system

Med et POS-system som Lightspeed kan du hurtigt udskrive en fortegnelsesliste for fysiske tællinger.

Denne liste indeholder navnet på hvert produkt, der skal tælles, SKU, stregkode, hvis du bruger en scanner, og mængden af ​​hvert produkt, som du skal have på hånden. Dette kaldes din forventede eller startende QOH med henblik på din lagerantal. Din POS gør matematikken for dig ved at spore dine modtagne varer og trække de solgte varer for at give dig en forventet QOH for hver vare, du bærer.

Udskrivning af lagerantal i Lightspeed

Ved hjælp af dit trykte ark vil du fysisk tælle din bestand og registrere den mængde ved siden af ​​din forventede QOH for nem sammenligning. Hvis de talte mængder matcher din forventede QOH, er din beholdning nøjagtig. Hvis de ikke gør det, har du en fejl i din proces og skal gøre noget grave for at afdække årsagen til manglen. Vi diskuterer hvordan i et øjeblik.

Counting Inventory Brug af et manuelt system

Hvis du ikke bruger en POS, skal du tælle op for start QOH tilsammen manuelt manuelt eller ved at bruge dine lagerregistre i dit regneark. Derefter skal du oprette dine egne lagerfortællingsark for at registrere dine fysiske tæller, ligesom disse gratis lagerfortællingsskabeloner.

Her er trinene:

  1. Start med din begyndende lagerantal. Dette er QOH du registrerede for hver vare efter dit sidste lagerantal.
  2. Tilføj modtaget opgørelse til begyndelsen QOH for hver vare. Dette er den aktie du modtog siden din sidste lagerantal.
  3. Træk din solgte varer. Dette er antallet af hver vare, der er solgt siden din sidste lagerantal.
  4. Slutnummeret er dit nye forventet / startende QOH

Nu hvor du har en forventet / startende QOH for hver vare, kan du begynde din fysiske beholdningstælling. Igen, hvis de nyligt regnede mængder matcher din forventede QOH, er dine lagerregistre nøjagtige. Hvis de ikke gør det, har du en fejl i din proces og skal gøre noget gravering, som vi diskuterer næste.

Se hvorfor et POS-system er en sådan timesaver? Det er tidskrævende og tilbøjelig til at matte og optage fejl ved at udføre de ovennævnte manuelle trin. Plus, hvis du bruger et POS-system med stregkodescannere, kan du spare endnu mere tid, da dine fysiske tæller kan integreres med resten af ​​dine POS-data i realtid.

Men intet system, men sofistikeret, er 100% idiotisk. Dernæst vil vi undersøge, hvad der skal gøres, når dine fysiske tæller ikke svarer til din forventede QOH.

I en perfekt verden har du ingen uoverensstemmelser i slutningen af ​​dit fysiske tæller. Hvis det er tilfældet, bravo! Dine små virksomheder lagerstyring teknikker og systemer fungerer godt. Men selv den bedste proces og system kan få lejlighedsvis fejl. Når disse opstår, skal du undersøge problemet, og hvis ikke løst, afstemme QOH-forskellene til regnskabsmæssige formål.

Det første skridt er at undersøge antallet af uoverensstemmelser. Der er mange grunde, at opgørelsen mangler, fysisk og billedligt. Det kan være et egentligt tab, som medarbejderstyveri, beskadigede varer, der ikke er rapporteret, eller lageroptagelser som modtaget, men det er faktisk aldrig ankommet. Andre gange er lageret der, det er bare på det forkerte sted eller forkert mærket.

Hvis du ikke kan finde bestanden, så skal du juster QOH for det punkt i dit system til det, du rent faktisk har til rådighed. Dette er lige så simpelt som at ændre det pågældende nummer i dit POS-, regneark eller skriftlige lagerfortegnelse.

Derefter skal du juster din lagerværdi for det pågældende emne i dit regnskabssystem for at spore dollarens værdi af tabet. Dette afspejles normalt på din balance som Inventory Shrink. Nøjagtighed her er især kritisk, da du skal levere opgørelsesvurdering for forsikringer, investorer, eller hvis du ansøger om et SBA-lån.

Pro Tip: Brug en POS til Monitor Theft

Ofte matcher lagerniveauerne ikke, fordi din leverandør enten sendt mindre end du anmodede om, eller et emne gik ud af døren, uden at nogen betalte for det. Som vi så tidligere, kan et POS-system som Lightspeed forbedre nøjagtigheden af ​​at modtage ordrer. Når du ved, at du har modtaget det, du har bestilt, kan du se, om uoverensstemmelserne mellem de solgte varer og dem, der stadig er på hylderne, udgør tyveri eller krympning, og træffe foranstaltninger for at beskytte din beholdning.

Indtil videre har vi fokuseret på salg, lagermodtagelse og tælling af processer, der driver god lagerstyring. Men denne diskussion er ufuldstændig uden at se på måder at holde hele lagerbeholdningen organiseret og let tilgængelig.

Uanset om du har en butik med et lille lagerrum i ryggen eller et ekspansivt lager til din e-handelsvirksomhed, er organisationen nøglen til smart lagerstyring. Selvom du arbejder i et lille rum, er det godt at have arrangeret overstocksplads, så du kan drage fordel af rabatter og tilbud på køb af mængder.

"Efter min første lagerbestilling på over 1000 enheder havde vi kasser med lager overalt og var fragtordrer fra flere steder. Jeg indså, at jeg havde et stort lagerbehandlingsproblem, da vi havde brug for en balance med nøjagtige opgørelsestællinger for investorer. Samling, der tog dage, og fik mig til at stoppe og tænke.

I sidste ende hyrede jeg nogen til at fokusere på lagerstyring. Vi organiserede opgørelsen efter type, lagrede det hele på ét sted og begyndte at sende fra det ene sted. Vi har også integreret vores WooCommerce website med QuickBooks Online for at binde salg til lager i realtid. Med dette system på plads, er jeg fri til at koncentrere mig om det, jeg bedst kan: oprettelse af indhold til min hjemmeside, styring af mit hold og finde potentielle partnere. "
- Nicki Zevola Benvenuti, grundlægger, FutureDerm

I butikkerne kan høje opbevaringshylder eller dobbelthængende hængestativer maksimere opbevaringsplads langs vægge, men tillade bevægelse gennem rummet for at få adgang til lagrede varer. I e-handelsopfyldelseslagerindstillinger har du generelt mere plads til at opbevare varer på gangene, der er bygget ved hjælp af lette metalhylder eller tungere hylder, afhængigt af dine behov.

For at lære mere om opsætning af hver type lagerplads, der passer til dine specifikke behov, kan du se vores butiksholderlayoutguide og lagerlayoutguide.

Uanset din lageroplagringsmetode skal din lagerbeholdning være velorganiseret, tydeligt mærket og tilgængelig for at trække og lagre. Dette kan gøres ved hjælp af de kasser, varer kommer ind, stabling af kasser eller endda hængende separatorer til hængende tøj. Periodiske cykeltællinger af overstock hjælper også med at holde øje med ekstra lagerbeholdning og sikre, at den ikke går tabt eller forkert placeret over tid.

Følg lagerstyringsteknikkerne ovenfor, og din butik eller e-handelsvirksomhed vil snart køre et effektivt og effektivt lagerstyringssystem til små virksomheder. Uanset om du ønsker at skifte fra regneark til et moderne POS-system, genoplive et eksisterende system, der er blevet uorganiseret, eller starte et system fra bunden, hjælper disse grundlæggende principper dig med at oprette og strømline din drift.

Hvis du ønsker at skifte til en lille virksomhed, skal du tjekke Lightspeed. Som vi allerede har set, gør Lightspeeds robuste POS-system det hurtigt og nemt at spore lagerbeholdning og placere og modtage ordrer. Du kan endda oprette automatiske ordrer, der udløser, når din beholdning er lav, så du hurtigt kan få dine produkter tilbage på hylderne. Klik her for at prøve Lightspeed gratis.

Besøg Lightspeed

Se videoen: Trading 101: How to Buy Stocks (December 2019).

Loading...