Sådan formateres en virksomhedsbogstav [+ 11 gratis skabeloner]

Et forretningsbrev er en skriftlig form for formidling af forretningskommunikation, der ofte er templeret. Et forretningsbrev skal følge et standard forretningsformat og indeholde en overskrift, modtagerinformation, kort hilsen, kortfattet krop og formel lukning. Fælles grunde til at sende et forretningsbrev inkluderer formelle introduktioner, salgsfremmende foranstaltninger, tak og mere.

En af de bedste måder at styre dine forretningsbrev på er gennem et CRM-værktøj som Freshsales. CRM kan udfylde skabeloner til forretningsbrev automatisk med kontaktfelter samt kontonumre og kan hjælpe dig med at holde øje med, hvornår forretningsbrev sendes til kunder, kundeemner eller leverandører. Du kan prøve Freshsales gratis i dag med deres 30-dages prøveperiode.

Typer af forretningsbrev

Type Business Letter SkabelonerHvornår skal du bruge det
Indledning Business LetterBrug dette brev som omslag ved afsendelse af produktprøver eller firmaets markedsføringsmateriale
Salgsfremmende brevInviter prospekter og / eller eksisterende kunder til at udnytte en tidsfølsom salgsmulighed
Business Event LetterInviter forretningsforbindelser til en kommende begivenhed hostet af din virksomhed
Salgsforslag Cover LetterSend dette brev som et cover til flere sider, bundet eller på anden måde komplekse formelle salgsforslag
HensigtserklæringSend for at lade en sælger eller ansøgere vide, at de er blevet ansat eller vil blive tildelt forretning
Tak brevNår du har gennemført et projekt eller en transaktion fra et andet firma / leverandør / leverandør
Undskyldning brevSend, hvis der er en forsinkelse i afslutningen af ​​en bestemt opgave, et projekt eller en forpligtelse
Ansøgers AfslagstavleSend dette brev til ansøgere, der søger arbejde, som ikke vil bevæge sig længere i ansættelsesprocessen
Forslag til anmodning om afvisning af afslagBrev sendt som svar på en anmodning om et forslag, når muligheden ikke passer til forretningsmålene
Ændring af firmaadresse eller navneskriftBrug, når du har brug for at underrette dine kontakter om ændringer til dine kontaktoplysninger eller faktureringsoplysninger
Site Closing eller anden farvel brevBrug når du er ude af drift eller andet ophør af partnerskab eller service

Standard Business Letter Format

Et standard forretningsbrev kan stiliseres for at styrke din virksomheds unikke tone, farveskema eller professionelle branding. Det skal dog altid følge et grundlæggende forretningsformat, der begynder med en overskrift, der indeholder dine kontaktoplysninger, og angiver den tilsigtede modtager og en respektfuld lukning, der gentager et opkald til handling og inviterer til en fortsat samtale.

Standard business letter format indeholder følgende elementer:

Overskrift

Overskriften er den øverste del af en virksomhedsbogstav og skal indeholde oplysninger som firmaets navn, firmaets adresse og logo. Du skal også angive kontaktoplysninger i overskriften samt medtage datoen brevet sendes. Hvis du ikke allerede har et professionelt logo, kan du besøge vores artikel om Business Logo Design for vores anbefalinger til de bedste serviceudbydere.

Kilde: FitSmallBusiness

Modtagerens adresse

Modtagerens oplysninger følger overskriften i et forretnings brev. Dette afsnit indeholder modtagerens firmanavn og adresse, efterfulgt af kontaktpersonens navn samt alle, der skal medtages på bogens kopi liste. Sørg for at medtage alle relevante oplysninger, som f.eks. Et citatnummer eller kundekontonummer, der vedrører din virksomheds brev.

Kilde: FitSmallBusiness

Salutation

Åbn dit forretningsbrev med en personlig hilsen eller hilsen. Hvis det er muligt, undgå sætningerne som "Dear Sir / Madam" eller "Til hvem det kan vedrøre."

Toofr er en e-mail finder og verifikationstjeneste, der giver dig mulighed for at slå op kontakter med jobtitel, firmanavn eller website domæne. Toofr søger derefter gennem offentlig information for at finde fornavnet, efternavnet og e-mail-adressen til personer, der matcher dine søgeparametre, og kan være et godt værktøj for sælgere, der sender beskeder til nye kundeemner.

Besøg Toofr

Brevets krop

Kroppen af ​​dit brev skal være kort og til det punkt, ideelt set mindre end en side, og redegøre for formålet med kommunikationen. Kroppen skal bruge sprog, der er relevant for modtagerens rolle og industri. Hvis du beder læseren om at tage en handling, skal du sørge for, at din anmodning er tydelig med handlingsord som "opkald", "download" eller "planlægning." Det er ofte en god ide at bruge fed tekst eller punktpunkter for at henlede opmærksomheden til specifikke oplysninger indeholdt i brevets krop.

Bogstavets krop afhænger af hvilken type brev der sendes, men skal altid være indrammet omkring en fordel for læseren. F.eks. Skal et introduktionsbrev fra en virksomhed indeholde oplysninger som en virksomheds værdi proposition. Kroppen af ​​et brev, der inviterer en modtager til en forretningsbegivenhed, skal indeholde detaljer vedrørende tid og sted og forklarer også, hvad modtageren står for at få ved at deltage.

Kilde: FitSmallBusiness

Formel afslutning

Medtag en respektiv formel afsluttende erklæring som "hilsen" eller "varme ønsker" og være opmærksom på dit publikum. Når du f.eks. Sender et brev til en international kontakt, skal du overveje, hvordan dine ord ville blive oversat til et andet sprog. En afsluttende bemærkning kan muligvis ikke have samme betydning i et andet land, måske ikke har den samme betydning som det gør, hvor du befinder dig.

Underskrift

Afslut dit forretningsbrev med en underskrift. For dette afsnit skal du have plads til en håndskrevet signatur, men også et trykt navn under det. Din underskrift skal også indeholde din faglige titel samt navnene på en anden hos virksomheden, den person, der modtager brevet, kan kontakte, hvis de har spørgsmål vedrørende brevets indhold.

Kilde: FitSmallBusiness

"Når du opretter et forretningsbrev, er det vigtigt at overveje layoutet. Ligegyldigt hvilken type layout du vælger, sørg for at det er konsistent. Du ønsker at komme over som professionel, så konsistens er nøglen. "- Andrew Rawson, Chief Learning Officer, Traliant

Ofte sendes forretningsbrev i bulk som en del af en marketingkampagne eller en generel opdatering. Freshsales fungerer sammen med Gmail, Google Docs og Zapier for at hjælpe med at automatisere afsendelsen af ​​bulkbrancher, mens du også registrerer datoen dokumentet blev sendt. Du kan komme i gang med at bruge Freshsales gratis i 30 dage for at se, hvordan det kan fremskynde din formelle kommunikation.

Besøg Freshsales

11 Business Letter Skabeloner til enhver situation

Mens hver organisation er anderledes, er der flere situationer, der kræver formel kommunikation, der er fælles for næsten alle virksomheder. Vi har oprettet flere skabeloner med forretningsbrev, som du kan downloade og tilpasse til dine specifikke krav og derefter sende som en formel korrespondance via standard mail eller som mindre formelt mail.

1. Introduktion Business Letter

Indførselsbrevet er det kopibrev, du sender sammen med enten prøver eller markedsføringsmateriale. Hvis der sendes til en kold ledelse, introducerer dette brev dig og din virksomheds varer eller tjenester. Hvis det sendes til en varm ledelse, er formålet med brevet at forklare, hvorfor du sender prøverne eller markedsføringsmaterialet. I begge tilfælde skal brevet forklare, hvorfor materialerne er blevet sendt, og hvad du håber modtageren vil gøre med dem.

Indledning Business Letter Template

[Dit firmanavn][Din virksomhedsadresse][Firma Kontaktoplysninger]

[Dato for brev]

[Kontakt navn]
[Kontakt Titel]
[Kontakt adresse]
Kære [Fornavn Efternavn],

[Inkluder et personlig kompliment]

Vi forstår virksomheder som jeres ofte [definere smertepunkt]. Derfor har vi i det forløbne år arbejdet sammen med [lignende virksomheder] for at hjælpe dem [klart beskrive dit værdiløb] og tænkte, at vi måske også kunne gøre det samme for dig.

Jeg ved ikke, om dette er et problem for dig, men hvis det er, vil jeg gerne have en dybere diskussion. Jeg har medtaget [støtteoplysninger om dig, dit produkt eller din service eller beskrivelse af dine prøver] til din reference. Du kan også lære mere om os på vores hjemmeside på [website link].

Hilsen,

[Dit navn]
[Dit afsnit]
[Dit firmanavn]
[Dine kontaktoplysninger]
CC: [Navne på kontakter hos din virksomhed, der kan hjælpe med at besvare spørgsmål]

Download denne skabelon i Google Docs, Docx eller PDF-fil

2. Salgsfremmende brev

Kampagnetilbudet er det, du sendte til kunder eller potentielle kunder, der opfordrede dem til at udnytte et eksklusivt tilbud. Formålet med dette brev er at opmuntre et salg. Derfor bør dette brev indeholde enten tidsfølsomt sprog, der vil lokke en kunde til at udnytte tilbuddet hurtigt eller skulle indeholde en kode, som kan anvendes på en fremtidig ordre, der fjerner risikoen.

Salgsfremmende brevskabelon

[Dit firmanavn][Din virksomhedsadresse][Firma Kontaktoplysninger]

[Dato for brev]

[Kontakt navn]
[Kontakt Titel]
[Kontakt adresse]
[CC kontaktliste, hvis relevant]

[Dokumentreference]

Kære [Fornavn Efternavn],

Vi betragter vores kunder som partnere og vil gerne takke for din fortsatte forretning. For at vise vores påskønnelse når vi ud til kunder, som [gratis beskrivelse af modtager], som dig selv, for at fortælle dig om en eksklusiv mulighed lige for dig.

For [Længden af ​​tilbuddet er gyldigt], vil vi gerne give dig [værdi af tilbud].

For at drage fordel af dette tilbud er alt du skal gøre [beskrivelse af hvad modtageren skal gøre]

Tak igen, og vi glæder os til mange års fortsat forretning sammen.

Hilsen,

[Dit navn]
[Dit afsnit]
[Dit firmanavn]
[Dine kontaktoplysninger]

Download denne skabelon i Google Docs, Docx eller PDF-fil

Denne skabelon er designet omkring at tilbyde en aftale til dine bedste kunder. Det kan dog også tilpasses til at stimulere nye udsigter til hurtigere at bestille. Freshsales CRM giver dig indsigt som f.eks. Alder eller tid til at lukke tilbud, som du kan bruge til at identificere hvilke tilbud der lukker hurtigt, og hvilke tilbud der trækker. Du kan tjekke Freshsales 'rapporteringsfunktionalitet gratis i 30 dage ved at tilmelde dig en risikofri prøve.

Besøg Freshsales

3. Business Event Invitation

Invitationsbrevet til forretningsbegivenhed er, hvad der sendes til kunder, udsigter, leverandører eller andre kontakter, der inviterer dem til at deltage i en kommende begivenhed, som f.eks. En leverandørdag, kundetilfredshedsdag eller andre begivenheder som en sponsoreret golfturnering. Formålet med dette brev er at tromme op spænding. Da disse begivenheder typisk kræver planlægning overvejelser, er det bedst, at de sendes ud mere mellem 30 til 60 dage før arrangementet.

Business Event Invitation Template

[Dit firmanavn][Din virksomhedsadresse][Firma Kontaktoplysninger]

[Dato for brev]

[Kontakt navn]
[Kontakt Titel]
[Kontakt adresse]

[Navn på begivenhed]

Kære [Fornavn Efternavn],

På vegne af [Dit firmanavn] vil jeg gerne invitere dig [og antallet af gæster, hvis det er relevant] for at deltage i vores kommende [Eventnavn], som afholdes [Placering af begivenhed] i [Byens begivenhed] , [Status for begivenhed] på [Dato for begivenhed]. Vi beder alle vores [grundkontakt er blevet inviteret] til at deltage i denne begivenhed og vil gerne se dig der.

Vedlagt vil du finde yderligere oplysninger om lokalet såvel som arrangementet selv og hvorfor vi er så glade for at få dig til at være en del af det.

Derefter vil vi [beskrive næste trin og hvorfor modtageren vil have gavn af at deltage i arrangementet].

Markér venligst [dato for begivenhed] på din kalender og fortæl os, om du vil kunne deltage i [dato for RSVP].

Vi glæder os til at se dig så,

Hilsen,

[Dit navn]
[Dit afsnit]
[Dit firmanavn]
[Dine kontaktoplysninger]

CC: [Navne på kontakter hos din virksomhed, der kan hjælpe med at besvare spørgsmål]

Download denne skabelon i Google Docs, Docx eller PDF-fil

4. Salgsforslag Cover Letter

Salgspapiret er forsiden sendt med et flersalgsforhandlingsforslag. Dette brev bør ikke være mere end en side i længden og med stor tak for dit forslag overvejelse. Det skal også referere til et citatnummer eller en forudgående samtale, du har haft vedrørende dine priser, varer eller tjenester eller fremhæve en eller to af de potentielle fordele, som modtageren måtte forvente at se i dit forslag.

Salgsforslag Cover Letter Template

[Dit firmanavn][Din virksomhedsadresse][Firma Kontaktoplysninger]

[Dato for brev]

[Kontakt navn]
[Kontakt Titel]
[Kontakt adresse]
[CC kontaktliste, hvis relevant]

[Re: Citat nummer eller forslag Reference]

Kære [Fornavn Efternavn],

Tak for muligheden for at byde på dit [projektnavn]. Vedlagt, find venligst vores forslag, som giver dig chancen for [klart beskrive dit værdipapir og dets fordel for modtageren]

Hvis du har spørgsmål, skal du ikke tøve med at komme ud og spørge.

Jeg ser frem til at diskutere vores forslag med dig yderligere,

Hilsen,

[Dit navn]
[Dit afsnit]
[Dit firmanavn]
[Dine kontaktoplysninger]
CC: [Navne på kontakter hos din virksomhed, der kan hjælpe med at besvare spørgsmål]

Download denne skabelon i Google Docs, Docx eller PDF-fil

Freshsales CRM giver dig mulighed for automatisk at oprette opfølgningshændelser, f.eks. Når en aftale når et bestemt trin i din proces. Denne automatisering kan bidrage til at sikre, at du følger op med udsigterne rettidigt, mens du hjælper dig med at administrere andre tilbud, der er i gang. Du kan give Freshsales en prøve gratis i 30 dage ved at tilmelde dig en gratis prøveperiode.

Besøg Freshsales

5. hensigtserklæring

Formålet med hensigten er et formelt brev, der bruges til at informere en anden person om din accept af et tilbud eller en hensigt om at gøre forretninger med dem i fremtiden. Disse bogstaver tjener også som din accept af vilkår og betingelser samt bekræftelse af start- og stopdatoer. Formålet med dette brev er at informere sælgerne om, at et formelt køb følger, hvilket giver dem et incitament til at starte forberedelserne til arbejdet tidligere.

Hensigtsskabelon

[Dit firmanavn][Din virksomhedsadresse][Firma Kontaktoplysninger]

[Dato for brev]

[Kontakt navn]
[Kontakt Titel]
[Kontakt adresse]
[CC kontaktliste, hvis relevant]

[Re: Citat Reference]

Kære [Fornavn Efternavn],

Baseret på vores diskussioner i løbet af de sidste dage, og det formelle forslag, vi modtog den [dato forslag blev modtaget], har vi accepteret at gå videre med de vilkår, der er skitseret af [citatnummer eller forslagstitel].

Per dette forslag forventer vi [Beskriv første leverancer], der begynder på [startdato] med [beskrivelse af opfølgningsleverancer og service datoer eller serviceplan] og indgår i denne aftale i god tro.

Accepter venligst dette brev som vores formelle accept af dit seneste forslag.

Hilsen,

[Dit navn]
[Dit afsnit]
[Dit firmanavn]
[Dine kontaktoplysninger]
CC: [Navne på kontakter hos din virksomhed, der kan hjælpe med at besvare spørgsmål]

Download denne skabelon i Google Docs, Docx eller PDF-fil

6. Tak brev

Takbrevet er det formelle brev sendt til en kunde eller kunde efter en virksomhedspris eller lukket salg og baner vejen for en fremtidig aftale. Dette brev kan også bruges til at minde en kunde om kraften i en positiv anmeldelse eller give dem en grund til at blive en vokalfortaler for din virksomhed. Dette brev skal sendes inden for en uge efter en vellykket afslutning af en aftale for at være mest effektiv.

Tak brev brev skabelon

[Dit firmanavn][Din virksomhedsadresse][Firma Kontaktoplysninger]

[Dato for brev]

[Kontakt navn]
[Kontakt Titel]
[Kontakt adresse]
[CC kontaktliste, hvis relevant]

Kære [Fornavn Efternavn],

Tak for dit seneste køb hos os! Vi ser frem til at betjene dig og fortsætter med at vokse vores forhold i fremtiden. Hvis du til enhver tid har bekymringer, håber jeg, at du ikke tøver med at fortælle os det.

Den bedste reklame er mund til mund. Vi har vedlagt et antal kuponer, som du kan give til en ven. En tilsvarende rabat vil blive givet til dig på din næste bestilling for hver første gang kunden du sender vores vej.

Hilsen,

[Dit navn]
[Dit afsnit]
[Dit firmanavn]
[Dine kontaktoplysninger]
CC: [Navne på kontakter hos din virksomhed, der kan hjælpe med at besvare spørgsmål]

Download denne skabelon i Google Docs, Docx eller PDF-fil

Gennemgå regelmæssigt se tildelt tilbud for at identificere egenskaberne hos din ideelle kunde. Når du kender egenskaberne, er det nemt at identificere lignende udsigter ved hjælp af et værktøj som Toofr. Toofr tilbyder kuratoriske lister over kontakter, der er blevet segmenteret i kategorier som Startups i Palo Alto eller Florida Home Builders og General Contractors. Disse lister kan tilbyde navne på udsigter og kan købes for så lidt som $ 19.

Besøg Toofr

7. Beklager brev

Bekymringsbrevet informerer kunder om serviceforstyrrelser eller er et svar på en nyligt mindre end perfekt kundeserviceroplevelse. I tilfælde af serviceafbrydelser eller begivenheder, der kan skade et projekts tidsplan, er det en bedre ide at sende en anmeldelse til berørte kunder på forhånd, hvis det er muligt, så de har tid til at tilpasse deres interne tidsplaner i stedet for at håbe på det bedste og vente indtil sidste sekund.

Undskyld brev brev

[Dit firmanavn][Din virksomhedsadresse][Firma Kontaktoplysninger]

[Dato for brev]

[Kontakt navn]
[Kontakt Titel]
[Kontakt adresse]
[CC kontaktliste, hvis relevant]

[Dokumentreference]

Kære [Fornavn Efternavn],

Jeg nå ud til [informere dig om et problem, der har potentiale til at forstyrre vores regelmæssige service, forsinke vores projektleverancer eller undskylde for en ny hændelse].

[Beskrivelse af problemet].

For at minimere virkningen på dig har vi taget følgende korrigerende handlinger:

  • [Beskriv dine korrigerende handlinger og gennemførelsesdatoer]

Mens vi undskylder for ulejligheden som følge af dette problem. Vi er fortsat forpligte til at give dig [det højeste serviceniveau eller en beskrivelse af leverbare] og vil fortsat søge efter måder at tjene dig bedre på.

Hvis du har spørgsmål eller problemer i forbindelse med dette problem, håber jeg, at du ikke tøver med at ringe.

Hilsen,

[Dit navn]
[Dit afsnit]
[Dit firmanavn]
[Dine kontaktoplysninger]
CC: [Navne på kontakter hos din virksomhed, der kan hjælpe med at besvare spørgsmål]

Download denne skabelon i Google Docs, Docx eller PDF-fil

8. Ansøgers Afslagstavle

Dette er det brev du sender til ansøgere, der har ansøgt om en åben stilling i din virksomhed, men vil ikke blive inviteret til næste runde af interviewprocessen. Dette brev sendes typisk via e-mail i stedet for via almindelig post for at give interesserede kandidater et hurtigt svar uden respekt for deres tid, men kan stadig udstedes som et formelt brev, hvis en e-mail ikke er en mulighed.

Ansøgers Afvisningskort Skabelon

[Dit firmanavn][Din virksomhedsadresse][Firma Kontaktoplysninger]

[Dato for brev]

[Kontakt navn]

Kære [Fornavn Efternavn],

Tak for din interesse i den åbne position for en [Job Title] her på [Company Name]. Vi sætter pris på den tid, du tog for at ansøge, men vi har valgt at gå videre med andre kandidater på nuværende tidspunkt.

Vi holder fast i dit CV i en periode på seks måneder og vil nå ud, hvis vi bestemmer, at der er en bedre pasform til din færdighed inden for vores firma. Du er også velkommen til at ansøge igen i fremtiden, da nye stillinger åbnes.

Hilsen,

[Dit navn]

Download denne skabelon i Google Docs, Docx eller PDF-fil

9. Forslag til afvisning af brev

Forslag til afslagsbrev eller ikke-budbrev sendes fra virksomheder til potentielle kunder som svar på anmodning om forslag til muligheder, der ikke giver tilstrækkelig marginpotentiale, passer ikke til deres kernekompetencer eller kræver unacceptable tidsplaner. Disse breve afviser umiddelbar forretning, men kan medvirke til at skabe tillid og troværdighed, forudsat at de indeholder forsvarlig begrundelse, der kan bane vejen for en chance for at byde på muligheder, som er bedre egnet i fremtiden.

Forslag til afvisning af brevskabelon

[Dit firmanavn][Din virksomhedsadresse][Firma Kontaktoplysninger]

[Dato for brev]

[Kontakt navn]
[Kontakt Titel]
[Kontakt adresse]
[CC kontaktliste, hvis relevant]

[RE: Request for Proposal Dokumentnummer eller Sammendrag]

Kære [Fornavn Efternavn],

Tak fordi du overvejede os som partner for dit kommende [projektnavn]. Vi sætter pris på visionen om tillid denne mulighed repræsenterer og ser frem til muligheden for fortsat at tjene dig.

Vi værdsætter vores forhold til vores kunder og ønsker at blive betragtet som en pålidelig og troværdig partner. Af denne grund må vi til tider fortrydende overleve muligheder, hvor vi ikke er i stand til at tilføre værdi. Selvom vi ikke er i stand til at byde på denne særlige mulighed, ser vi frem til muligheden for samarbejde i fremtiden.

Hilsen,

[Dit navn]
[Dit afsnit]
[Dit firmanavn]
[Dine kontaktoplysninger]
CC: [Navne på kontakter hos din virksomhed, der kan hjælpe med at besvare spørgsmål]

Download denne skabelon i Google Docs, Docx eller PDF-fil

10. Ændring af adresse eller firmanavn

Ændringen af ​​adressebrev er det brev du sender, når dit kontor flytter til et andet fysisk sted, eller hvis der er ændringer, der kan påvirke hurtig modtagelse af leverancer eller faktura betalinger. Adressendringer kan påvirke indgående leverancer og fakturering af kontantstrøm. Derfor er det en god idé at sende det til kunder og leverandører mindst 30 dage forud for ændringen.

Ændring af adresse eller firmaets skabelon

[Dit firmanavn][Din virksomhedsadresse][Firma Kontaktoplysninger]

[Dato for brev]

[Kontakt navn]
[Kontakt Titel]
[Kontakt adresse]
[CC kontaktliste, hvis relevant]

Kære [Fornavn Efternavn],

Tak for din fortsatte forretning.

Vi her på [Firmanavn] er glade for at meddele, at fra [effektiv dato for ændring] vil vi [ringe til en ny adresse hjemme eller gøre forretning som nyt navn]

Efter [effektiv dato for ændring] vil du være i stand til at kontakte os på:

[Nyt firmanavn]
[Ny firmaadresse]
[Postnummer]

Venligst noter vores opdaterede kontaktoplysninger i dine optegnelser.

Jeg ser frem til at fortsætte med at vokse vores forhold i fremtiden,

Hilsen,

[Dit navn]
[Dit afsnit]
[Dit firmanavn]
[Dine kontaktoplysninger]
CC: [Navne på kontakter hos din virksomhed, der kan hjælpe med at besvare spørgsmål]

Download denne skabelon i Google Docs, Docx eller PDF-fil

11. Lukning eller anden farvel brev

Afslutningsbrevet eller farvelbrevet er det du sender til tak for kunderne for deres støtte, før et firma lukker dørene for godt. Dette brev kan bruges til at introducere dine kunder til et andet firma i tilfælde af et forretningsmæssigt salg eller invitere kunder til at købe varer eller tjenesteydelser en sidste gang.

Lukning eller anden farvel brevskabelon

[Dit firmanavn][Din virksomhedsadresse][Firma Kontaktoplysninger]

[Dato for brev]

[Kontakt navn]
[Kontakt Titel]
[Kontakt adresse]
[CC kontaktliste, hvis relevant]

Kære [Fornavn Efternavn],

Efter [antal år din virksomhed har været i drift], må jeg fortrydende informere dig om, at vi lukker vores døre.

[Dit firmanavn] gjorde det til sin mission til [beskrivelse af missionserklæring]. Gennem årene har vi [beskrive højdepunkter eller liste resultater].

Men vi ville ikke have kunnet gøre noget af det uden partnere som dig.

Vores sidste fungerende dag er [effektiv dato]. På denne dag vil vi gerne invitere dig og [antal gæster] inviteres til at være med til at sige farvel og fejre de sidste [antal års tjeneste] år efter [beskrivelse af afsluttende begivenhed inklusive placering og tid].

Hilsen,

[Dit navn]

[Dit afsnit]
[Dit firmanavn]
[Dine kontaktoplysninger]
CC: [Navne på kontakter hos din virksomhed, der kan hjælpe med at besvare spørgsmål]

Download denne skabelon i Google Docs, Docx eller PDF-fil

Tips til oprettelse af dine egne forretningsbrev

Det overordnede udseende af dit formelle forretningsbrev skal afspejle stil og farveskema i din corporate branding strategi. Erhvervsbreve skal fremme samtale samt et opfordring til handling. Du skal også antage, at dit brev altid vil have mere end én læser, så forbered dig i overensstemmelse hermed.

Vælg en specifik layout og stil

Stil og layout af dit brev kan påvirke din læsers opfattelse af din virksomhed. Derfor ønsker du at gøre sit overordnede udseende så professionelt som muligt. Tekst skal skrives i en læselig skrifttype, der er let at læse, og det papir du vælger skal afspejle virksomhedens værdier med hensyn til kvalitet.

Når du opretter dine egne forretningsbrev, skal du overveje følgende:

  • Tekstafstand: Tekst skal være enkelt-spaced ved hjælp af en læselig, nondecorative skrifttype
  • Margin: For at undgå forekomsten af ​​kramper bør de øverste og nederste sidemarginer indstilles mellem 1 tommer og 1,25 tommer
  • Sidelayout: Hvis det er muligt, centrere kropet på dit forretningsbrev, så der er ens hvide mellemrum mellem sidens overskrift og sidebetegnelsen
  • Papir: Erhvervsbreve skal udskrives på papir med en papirvægt mellem 20 pund og 32 pund for formelle kommunikation

Mens du kan udskrive dine formelle forretningsbrev ved hjælp af en kontorprinter, er der lejligheder, hvor du måske ønsker at udnytte en service fra tredjepart til din virksomheds udskrivningsbehov. Vistaprint er et godt valg for virksomheder, der har brug for markedsføringsmateriale, bundet forslag eller visitkort trykt med en brugervenlig grænseflade og digitale proofs og hurtig omdrejning.

Besøg Vistaprint

Opmuntre samtale

Målet med enhver besked skal være at tilskynde til yderligere samtale. Ved at vise at du ønsker at opbygge et forhold og ikke blot foretage et hurtigt salg, vil kunden mere sandsynligt overveje dig som en troværdig partner.

Måder at opmuntre samtalen omfatter:

  • Spørg åbne spørgsmål: Undgå at stille spørgsmål, der kan besvares med en hurtig ja eller nej, da et længere svar kan ofte give dig detaljer vedrørende deres smertepunkter
  • Match deres stil: Hvis dine kunder typisk er data-drevne, brug fakta i dine breve; hvis de er mere forholdsdrevne, vær mere personlige i din tone
  • Respekter deres tid: Hold dine beskeder kort og til det punkt; Du kan altid lukke det med et tilbud om en opfølgningsaftale eller et telefonopkald for at diskutere yderligere

Antag at du har mere end en læser

Mens din virksomhedsbogstav kan adresseres til en enkeltperson, er der en god chance for, at dit brev vil blive delt med mindst en anden person. Sørg for at du bruger sprog, der er i overensstemmelse med virksomhedens værdier og ikke giver bort nogen hemmeligheder, der kan betragtes som krænkelse af privatlivsaftaler.

Beskriv, hvordan du kan hjælpe med at opfylde deres behov

Ramme altid dine fordele med hensyn til, hvordan din løsning gavner modtageren. Hvis dit brev vil blive rettet mod nyere kunder eller kundeemner højere op i din salgsrørledning, som f.eks. Et introduktionsbrev, er det også en god idé at medtage omtale af relevante kundeattester eller påtegninger.

Medtag en opfordring til handling

Opkaldet til handling er en erklæring designet til at resultere i en handling fra læseren. De mest effektive opfordringer til handling er klare og direkte instruktioner og starter typisk med et kommandos verb som "Klik", "Download" eller "Call" og give dine læsere en grund til, at de skal tage handlingen. Opkald til handling er også en god måde at tilskynde til yderligere samtale.

Fed skrift kan også være opmærksom på din anmodning. Opkaldet til handling skal dog aldrig indsættes i en salgsbesked, før du har oprettet din værdi. Dette gælder især i introduktionsemails.

Bundlinjen

Skabeloner til forretningsbrev kan bygges til at understøtte situationer, der findes inden for alle trin i din salgsproces. De kan bidrage til at fremskynde salgsvæksten ved at give dig mulighed for at reducere den tid, der er nødvendig for at udarbejde almindelige meddelelser. Hvis der er skrevet rigtigt, kan skabeloner også bidrage til at sikre, at hver besked, der sendes, indeholder et opfordring til handling, der er designet til at bevæge en ledning sammen i salgsprocessen.

Du kan styre dine kundeemner såvel som dine e-mail-skabeloner i et enkelt værktøj, afhængigt af hvilken CRM du vælger. Freshsales er en CRM, der hurtigt starter dine forretningsbrev med dets integrationer med værktøjer som Google Docs og giver dig mulighed for at se præcis, når en konto er blevet kontaktet sidst. Begynd at bruge Freshsales gratis.

Besøg Freshsales