Faktura for små virksomheder: Hvordan man skriver en og håndterer ubetalte fakturaer

Mange virksomheder kæmper med at indsamle betalinger fra kunder straks, og disse kontantmangel kan få alvorlige konsekvenser. Hemmeligheden med hurtigere betalingsindsamling ligger i fakturaen: At sende fakturaer hurtigt, gøre dem nemme at betale, og at være konsekvente på din opfølgning er alle nøgler til at samle hurtigere.

I denne vejledning lærer vi dig, hvordan du skriver en faktura og afdækker alle de bedste metoder til fakturering, herunder hvordan du bruger faktureringssoftware til at håndtere meget af arbejdet automatisk. FreshBooks, som er sponsor for denne artikel, er let den bedst betragte faktureringsløsning på SMB-markedet. Du kan prøve deres prisbelønnede software gratis ved at klikke på linket herunder:

En faktura repræsenterer en anmodning om betaling af de varer og tjenester, som dine kunder allerede har modtaget. Du skal oprette en faktura og sende den til din kunde, snart efter at du har opfyldt din aftalens afslutning.

Nedenfor er en prøvefaktura, som vi oprettet i FreshBooks til vores fiktive firma, Pauls VVS. I det mindste skal en faktura indeholde din virksomheds kontaktoplysninger (dvs. adresse, telefonnummer), din kundes kontaktoplysninger og detaljerne for det produkt / den service, der blev købt, såsom mængde og omkostninger sammen med forfaldsdatoen. Senere i denne artikel vil vi gå igennem trinene for at oprette en faktura i FreshBooks.

Du skal gennemføre en proces, der starter med salget og slutter med at indsamle betaling fra dine kunder. Ellers vil du finde dig selv med en stor kundefordringsbalance (penge dine kunder skylder dig), men lidt til ingen pengeinstrømning.

Her er de 5 trin til at styre fakturaer og få betalt hurtigere:

Trin 1 - Opret fakturaen i en rettidig måde

Opret fakturaen inden for 1-2 arbejdsdage, efter at du har leveret tjenester eller sendt produkterne til din kunde. Jo længere du venter på at sende fakturaen, jo længere skal du vente på at modtage betaling. Tip: Hvis du har brug for en indbetaling fra din kunde, før du begynder arbejdet, skal du sørge for at reducere fakturaen med den betaling, du modtog på forhånd. Du kan også oprette en faktura for at anmode om et indskud eller depositum på forhånd.

Trin 2 - Emailfakturaer (Send ikke fakturaer!)

Som jeg nævnte i trin 1, jo hurtigere får din kunde fakturaen, jo hurtigere kan du få betalt. Spild ikke tid ved at sende fakturaer via mailen; I stedet skal du blot sende fakturaen til din kunde. Regnskabssoftware som FreshBooks giver dig mulighed for at se, om fakturaen er åbnet, så der er ingen bekymring, hvis fakturaen er gået tabt.

Trin 3 - Tillad kunder at betale fakturaer online

Med dagens teknologi kan vi betale for noget i sekunder med blot et tryk på en smartphone eller smartwatch. Hvorfor ikke gøre det lige så nemt for dine kunder? Ved at bruge faktureringssoftware som Freshbooks kan du give kunderne mulighed for at betale med deres kreditkort (eller Visa-betalingskort); sparer dem tid fra at skrive og sende en check og sparer dig besværet med at vente på en check og derefter på vej til banken for at foretage et depositum.

Trin 4 - Send regelmæssige påmindelser

De fleste regnskabssoftware som FreshBooks giver dig mulighed for at sende automatiske påmindelser til kunderne sammen med en kopi af den åbne faktura. Uanset om du bruger FreshBooks eller din Gmail-kalender, anbefaler jeg, at du opretter følgende 3 typer påmindelser:

  1. 1-2 dage før fakturaen forfalder. Dette er en proaktiv tilgang til at advare din kunde om, at deres betalingsfristen nærmer sig.
  2. 1-2 dage efter fakturaens forfaldsdato. Dette er en venlig påmindelse til din kunde om, at forfaldsdagen er gået, og betalingen er nu forfalden.
  3. 7 dage efter forfaldsdato. Hvis du ikke har modtaget betaling 1 uge efter forfaldsdagen, er det tid til at give din kunde et opkald. Afhængigt af hvor mange forfaldne fakturaer du har, planlægger at afsætte mindst en time hver uge for at foretage disse opfølgende opkald. Mens de ikke er sjove, skal du holde kommunikationslinjerne åben mellem dig og din kunde for at du skal få betalt; Når din kunde begynder at undgå dig, vil sandsynligheden for, at du bliver betalt, falde.

Trin 5 - Gennemgå din A / R-aldring og opfølgning

På en ugentlig Basis, du bør gennemgå din kundefordringspligtige aldringsrapport og oprette en liste over de kunder, du skal ringe for at anmode om betaling. Nedenfor er en stikprøve regnskabsforældelsesrapport, som vi løb for vores fiktive forretning, Pauls VVS.

Ovennævnte rapport viser alle de forfaldne fakturaer pr. 3. november 2017. Nedenfor er en kort forklaring af hver kolonne.

1-30 dage: Fakturaer i denne gruppe er 1-30 dage forbi deres forfaldsdatoer. Når fakturaen når 7 dage forfalden, skal du ringe ugentligt til opfølgning ved betaling.

31-60 dage: Fakturaer i denne gruppe er 31-60 dage forbi deres forfaldsdatoer. Alle disse fakturaer skal være på din ugentlige opkaldsliste. Når en faktura når dette 60-dages varemærke, bør du overveje ikke at acceptere yderligere ordrer fra kunden eller tilbagekalde kreditrettigheder og lægge dem på C.O.D. (kun kontant levering), indtil deres konto er betalt fuldt ud.

61-90 dage: Fakturaer i denne gruppe er 61-90 dage forbi deres forfaldsdatoer. Ved nu, hvis din kunde ikke har oprettet en betalingsplan med dig eller angivet en dato, at betalingen skal ske fuldt ud, skal du sandsynligvis tage det næste skridt og søge retssag.

Over 90 dage: Eventuelle fakturaer, der når 90+ dage, skal sendes til et samlingsbureau. Mere end sandsynligt, at fakturaer, der er over 90 dage gamle, skal afskrives bøgerne som dårlig gæld. Varen nyheder er, at dårlige gældsudgifter er fradragsberettigede, yay!

Ud over at oprette regelmæssige opkald og sende breve vedrørende forfaldne fakturaer, kan du også begynde at tilføje rente oven på det udestående beløb. FreshBooks giver dig mulighed for automatisk at anvende sene afgifter på forfaldne fakturaer.

Tilføjelse af sene gebyrer / gebyrer vil lade din kunde vide, hvor alvorligt du handler om at blive betalt, og det kan motivere dem til at sende i den pågældende check. Du kan altid "frafalde" gebyrerne, når betalingen er modtaget.

De fleste små virksomheder opretter fakturaer ved hjælp af en regnskabssoftware som FreshBooks, et tekstbehandlingsprogram som Microsoft Word eller et regnearksprogram som Microsoft Excel.

Kilde: Microsoft

Oprettelse af fakturaer i Word

Hvis du ikke har adgang til Excel eller Google Sheets, og du kun opretter en håndfuld fakturaer hver måned (5 eller færre), er Microsoft Word nok den mest økonomiske løsning for dig.

Hvis du vil bruge en Microsoft Word-faktura skabelon, skal du blot åbne Word og klikke på "Nyt dokument". Dette fører dig til en online database, hvor du kan vælge mellem hundredvis af forskellige skabeloner.

Her er nogle af fordele og ulemper ved at oprette fakturaer ved hjælp af Word:

Fordele

  • Adgang til over 200 skabeloner i Microsoft-biblioteket, så du ikke behøver starte fra bunden.
  • Fleksibilitet til at tilpasse enhver skabelon fra farve og design til at tilføje dit firmas logo, så det passer til dit mærke.

Ulemper

  • Det er en meget manuel og kedelig proces, der kræver meget tid.
  • I modsætning til Excel kan du ikke oprette formler til beregning af rabatter eller moms. du bliver nødt til at foretage disse beregninger manuelt, hvilket øger sandsynligheden for en fejl.

Kilde: Fitsmallbusiness

Oprettelse af fakturaer i Excel

Excel er en anden populær mulighed for virksomheder, der bare har en håndfuld kunder, og som ønsker at lære at skrive en faktura. Processen svarer til Word, bortset fra at du typisk kan finde skabeloner, der automatisk beregner totals.

Eksempelvis tilføjer vores Excel faktura skabelon automatisk rabatter, skatter og subtotaler til at beregne dit faktura beløb.

Her er nogle af fordele og ulemper ved at oprette fakturaer ved hjælp af Excel:

Fordele

  • Du kan oprette formler til beregning af rabatter, subtotaler og moms.
  • På samme måde som Word har du adgang til mere end 200 skabeloner i Microsoft-biblioteket, så du ikke behøver starte fra bunden.

Ulemper

  • Det er en manuel proces, der helt sikkert kræver, at du investerer lidt tid til at oprette.
  • Du skal have en god forståelse for, hvordan du opretter formler i Excel; Ellers vil dine beregninger være forkerte.

Kilde: FreshBooks

Oprettelse af fakturaer med regnskabssoftware

Når du sender mere end et par fakturaer pr. Måned, bliver et regnskabsprogram som FreshBooks ofte den bedste løsning. For det er det lettere og hurtigere at oprette fakturaer. Men måske vigtigere, funktioner som online betalinger og automatiske påmindelser hjælper dig med at blive betalt hurtigere.

For at prøve Freshbooks gratis kan du følge dette link eller følge vores trinvise instruktioner i næste afsnit.

Fordele

  • Fuldt tilpasset; Tilføj blot dit firmas logo, farveskema og skrifttype efter eget valg.
  • Beregner automatisk faktura totaler for dig; herunder gældende rabatter og moms ingen manuelle beregninger kræves.
  • Accepter online betalinger fra kunder.
  • Kør en A / R-aldringsrapport i FreshBooks for at se, hvilke fakturaer der forfalder eller forfalder.
  • Når du sendes via FreshBooks, kan du holde øje med, hvornår fakturaen er blevet vist og / eller betalt af din kunde.
  • Du kan oprette automatiske påmindelser til kunder, når en faktura forfalder eller forfalder.
  • FreshBooks kan automatisk sende fakturaer til kunder, du skal fakturere hver uge, månedligt eller kvartalsvis.
  • Du kan oprette en faktura for at anmode om en forudbetaling (eller beholdning) fra din kunde, før du begynder arbejdet.
  • Indstil gentagne betalinger for de kunder, der typisk betaler det samme beløb på en ugentlig, månedlig eller kvartalsvis betalingsplan.

Ulemper

  • FreshBooks leveres kun med to skabeloner versus de 200 skabeloner, du skal vælge imellem med Microsoft Excel og Word.
  • Ligesom de fleste regnskabssoftware skal du betale et månedligt abonnementsgebyr for at bruge FreshBooks. Men i modsætning til Microsoft Excel & Word kan du gøre meget mere med FreshBooks end bare at oprette fakturaer. Du kan styre alle dine indtægter og udgifter i FreshBooks og oprette centrale regnskaber som en fortjeneste og tab.

Da fakturering software ofte er den bedste løsning for små virksomheder, der ønsker at skrive en faktura, vil vi næste gang hoppe ind i et af de bedste programmer - FreshBooks- for at vise dig, hvordan det virker. For at følge med din egen konto, tilmelde dig her for en gratis 30-dages prøveversion af FreshBooks.

Før du kan oprette fakturaer i FreshBooks, skal du først indtaste nogle grundlæggende oplysninger om din virksomhed. Dette tager bogstaveligt talt alle 3 minutter og så er du god at gå!

Trin 1 - Indtast grundlæggende firmaoplysninger

I skærmbilledet nedenfor har vi indtastet virksomhedsejerens navn, firmaets navn, fuldstændige adresse og om virksomheden er et firma / LLC eller ej. Når du har udfyldt disse felter, skal du klikke på knappen "Gem og fortsæt".

Trin 2 - Vælg din branche.

På den næste skærm vælger du den branche, som din virksomhed falder ind i.

Det er det! Vi er klar til at oprette fakturaer.

Følg trinene herunder for at oprette en faktura i FreshBooks:

Trin 1 - Tilpas din faktura skabelon

Før vi opretter en faktura, ønsker vi at vælge en skabelon og tilpasse den som angivet på skærmbilledet nedenfor.

  1. Vælg en skabelon: FreshBooks har to skabeloner, som du kan vælge imellem; Enkel eller moderne. Klik på pilen som angivet ovenfor for at skifte mellem dem og vælg den ønskede skabelon.
  2. Tilføj dit logo: Upload dit firmas logo, hvis du har en. Hvis du ikke har et logo, kan du læse vores artikel om bedste logo design software.
  3. Vælg en tema farve: Vælg et farveskema for dine faktura skabeloner.
  4. Vælg en skrifttype: Klik på rullemenuen for at vælge mellem et par Font-indstillinger.
  5. Gemme: Når du har foretaget dine valg, skal du sørge for at gemme dem.

Trin 2 - Klik på "Opret ny" og derefter "Faktura"

Fra instrumentbræt, klik på "Lav ny"Og vælg Faktura som angivet i skærmbilledet nedenfor.

Trin 3 - Fuldstændige fakturafelter

Nedenfor er en eksempels faktura skabelon, der vises sammen med en kort forklaring på hvert felt, du skal færdiggøre.

  1. Dine kontaktoplysninger: Denne information vil automatisk blive udfyldt fra de grundlæggende firmaoplysninger, du indtastede, når du oprettede FreshBooks. Vi vil dække dette senere i denne artikel. Tip: Det er vigtigt, at din kunde har disse oplysninger lige ved hånden, så de kan reducere din check og / eller give dig et hurtigt opkald, hvis de har et spørgsmål vedrørende deres faktura.
  2. Faktureret til: Dine kunders kontaktoplysninger tilhører dette felt. Hvis du ikke har oprettet kunden i FreshBooks, kan du indtaste kundens info direkte i dette felt. Tip: Hvis du foretrækker at sende dine fakturaer via sneglepost, skal du huske at medtage en kontaktpersons navn i dette afsnit; især hvis det er et stort firma.
  3. Udstedelsesdato: Dette felt vil automatisk fylde med den dato, du opretter fakturaen. Du kan dog ændre datoen, hvis du har brug for det.
  4. Faktura nummer: Fakturanummeret er et unikt nummer, som FreshBooks genererer; Du kan ikke ændre dette nummer.
  5. Forfaldne beløb: FreshBooks beregner automatisk det samlede beløb på fakturaen, når du indtaster produkterne / ydelserne i afsnittet Beskrivelse.
  6. Beskrivelse: Indtast en detaljeret beskrivelse af den service / produkter, du fakturerer for i dette felt.
  7. Sats: Indtast faktureringsfrekvensen for den service / vare, som du fakturerer for i dette felt.
  8. Antal: Indtast mængden af ​​produkter vores de timer for tjenester, som du fakturerer for i dette felt.
  9. Linje i alt: FreshBooks vil gange frekvensen gange mængden og beregne dette felt for dig.
  10. Rabat: Hvis du vil anvende en rabat på fakturaen, skal du blot indtaste rabatprocenten i dette felt, og FreshBooks beregner rabatten for dig.
  11. Skat: Hvis du skal anvende salgsafgift, skal du indtaste momsafgiften i dette felt, og FreshBooks beregner automatisk momsen for dig.
  12. Forfaldne beløb: FreshBooks tilføjer Feltet Subtotal, Rabat og Salgsskat sammen, trækker eventuelle nedbetalinger (eller indbetalinger) op for at beregne det samlede skyldige beløb.
  13. Noter: Du kan indtaste en personlig note til dine kunder eller en venlig påmindelse om, at de kan foretage deres betalinger online som vi har gjort i dette eksempel.
  14. Betingelser: Du er velkommen til at medtage en venlig påmindelse til dine kunder om at betale deres fakturaer inden forfaldsdatoen. Tip: Dette ville også være et godt sted at minde kunder om, at sene gebyrer / sanktioner vil blive vurderet, hvis fakturaen ikke betales til tiden.

Som vi har diskuteret, skal du e-maile dine fakturaer; Jo før din kunde får fakturaen, jo hurtigere bliver du betalt.

Følg nedenstående trin for at sende dine fakturaer via e-mail i FreshBooks.

Trin 1 - Klik på fakturaen

Hvis du ikke har din faktura åben, skal du navigere til betjeningspanelet og klikke på fakturaen for at vise den på skærmen. Klik på knappen "Send" som angivet på skærmbilledet nedenfor.

Trin 2 - Komplet Email Detaljer & Send

På den næste skærm skal du angive yderligere oplysninger. Nedenfor er et øjebliksbillede af felterne sammen med en kort forklaring af hver.

  1. Email adresse: Indtast den e-mail-adresse, som du vil sende fakturaen til. Du kan indtaste flere emailadresser, hvis du har brug for det.
  2. Emne: Dette felt er oprettet af FreshBooks og kan ikke ændres.
  3. Body of Email: FreshBooks genererer en del af den email-besked, som du ser her; men du kan også skrive en personlig besked som vi har gjort her med "Vi sætter pris på din virksomhed!".
  4. Opret en deles link: Ud over at sende fakturaen via e-mail kan du også oprette et link til fakturaen ved at klikke på "Opret et delbart link".
  5. Send faktura: Når du er færdig, klik på denne knap for at sende e-mailen til din kunde.

Som vi har diskuteret tidligere, er det vigtigt at give dine kunder mulighed for at betale deres fakturaer online. Det vil spare dem tid, fordi de kan gøre det hurtigere end at sende dig en check.

Følg trinene herunder for at aktivere onlinebetalingsfunktionen i FreshBooks.

Trin 1 - Klik på fakturaen

Hvis du ikke har din faktura åben, skal du navigere til betjeningspanelet og klikke på fakturaen for at vise den på skærmen. Til højre for fakturaen ses en liste over indstillinger. Klik på "Accepter kreditkort"Som angivet i skærmbilledet nedenfor.

Trin 2 - Gennemgå og accepter kreditkortvilkår og gebyrer

På den næste skærm vil du se en liste over kreditkort, som du kan acceptere sammen med det gebyr, der skal opkræves for hver transaktion. Klik på "Accepter kreditkort"Knappen for at acceptere vilkårene og aktivere online betalinger til dine kunder.

Trin 3 - Bekræft online betalinger er aktiv

Nu når dine kunder modtager deres fakturaer, vil de se følgende "Betal nu"Knappen øverst på fakturaen. Det eneste, de skal gøre, er at følge vejledningerne på skærmen for at betale deres fakturaer på få minutter!

Tip: Når din kunde betaler en faktura, finder følgende sted i FreshBooks:

  • Fakturaen vil blive markeret som betalt, og din A / R-saldo vil automatisk blive reduceret.
  • Du modtager en email-besked, at fakturaen er betalt.
  • Betaling skal ramme din bankkonto inden for 2-3 hverdage.

Du kan sende op til tre forsinkede betalingspåmindelser, og du kan også anvende forsinkelsesgebyrer med FreshBooks. Du skal dog abonnere på FreshBooks Pro for at få adgang til denne funktion. For at sætte det op, viser du blot en faktura, klik på Indstillinger, som er placeret til højre for fakturaen, og vælg Send påmindelser. Følgende vindue vil vise:

Vælg antal dage (før eller efter), du vil gerne have påmindelse om at gå ud til din kunde. Baseret på vores diskussion om påmindelser i hvordan man opretter en ende til slut proces sektion, foreslår jeg, at du opretter følgende 3 påmindelser:

  1. 2 dage før forfaldsdato
  2. 2 dage efter forfaldsdato
  3. 7 dage efter forfaldsdato

Kør rapportens aldringsrapport

Som vi har diskuteret, er den bedste måde at styre dine udestående fakturaer på at gennemgå din A / R Aging-rapport mindst en gang om ugen.

Følg nedenstående trin for at køre kontouldringsrapporten (A / R Aging) i FreshBooks:

Trin 1 - Naviger til avancerede rapporter.

Fra oversigten skal du rulle ned til sektionen Avanceret rapport og klikke på "Konti aldring"Knappen som angivet på skærmbilledet nedenfor.

Trin 2 - Gennemgå aldersrapporten for konti.

Nedenfor ses et øjebliksbillede af årsregnskabsregnskabet (aka A / R Aging Report), som vi løb for vores prøvefirma, Pauls VVS.

Fra 3. november 2017 er der to kunder, der har udestående fakturaer, der er forsinkede 1-30 dage. Du kan udskrive denne rapport, eksportere den til Excel eller sende den til nogen via e-mail.

For at genoptage har du nu en bedre forståelse af, hvilke oplysninger din faktura skal indeholde, hvordan man implementerer en proces, der starter med fakturering for dit salg / service og ender med at samle betaling fra kunder rettidigt, hvilket vil forbedre dit cash flow.

Vi anbefaler at bruge en regnskabssoftware som FreshBooks, fordi det kan hjælpe dig med at sende ikke kun professionelle fakturaer til dine kunder, men spare tid, så du kan komme tilbage til det, du nyder mest af at dyrke din virksomhed!